La vie de l'école
3 clés pour gérer le rythme de présence de votre alternant sans désorganiser vos équipes
« Il est à l'école la semaine où nous avons le plus besoin de lui. »
C'est probablement l'une des remarques les plus fréquentes lorsque l'on évoque l'alternance avec des dirigeants ou des managers.
Pour certaines entreprises, le principal frein n'est ni le recrutement ni le coût du contrat.
C'est l'organisation.
Comment gérer les absences liées aux périodes de formation ? Comment assurer la continuité des dossiers ? Comment éviter qu'une partie du travail retombe sur les autres collaborateurs lorsque l'alternant est à l'école ?
Ces interrogations sont légitimes.
Pourtant, les entreprises qui réussissent le mieux leurs recrutements en alternance ne sont pas forcément celles qui disposent du plus de ressources. Ce sont souvent celles qui ont appris à intégrer le rythme de l'alternance dans leur fonctionnement quotidien.
Le rythme de l'alternance n'est pas une contrainte, c'est un cadre
Lorsqu'un collaborateur est présent à temps plein, les habitudes de travail s'installent naturellement.
Avec un alternant, le fonctionnement est différent.
Sa présence alterne entre l'école et l'entreprise. Cette réalité oblige à structurer davantage les missions et à anticiper les échéances.
Et c'est précisément là que réside l'un des bénéfices souvent méconnus de l'alternance.
Elle pousse les entreprises à mieux organiser leurs processus, clarifier les responsabilités et formaliser certaines méthodes de travail qui reposaient parfois uniquement sur l'habitude.
De nombreux managers constatent même que cette organisation bénéficie ensuite à l'ensemble de l'équipe.
Première clé : anticiper plutôt que subir
L'erreur la plus fréquente consiste à gérer les périodes d'absence de l'alternant au dernier moment.
Les entreprises qui vivent sereinement l'alternance travaillent à l'inverse plusieurs semaines à l'avance.
Elles connaissent le calendrier de formation et organisent les missions en conséquence.
Les tâches urgentes ou nécessitant une présence continue sont positionnées sur les périodes en entreprise. Les missions de fond, les analyses, les projets ou les travaux préparatoires peuvent être organisés différemment.
Cette logique d'anticipation permet d'éviter les situations de blocage et de maintenir un rythme de travail fluide.
L'alternant sait ce qu'il doit accomplir. L'équipe sait où en sont les dossiers. Chacun avance avec de la visibilité.
Deuxième clé : développer l'autonomie progressivement
Un alternant qui dépend constamment de son tuteur devient effectivement difficile à gérer lors de ses absences.
À l'inverse, un alternant responsabilisé peut continuer à faire avancer certains projets même lorsqu'il est en période de formation.
L'objectif n'est pas de rendre le jeune totalement autonome dès son arrivée.
L'objectif est de construire progressivement cette autonomie.
Au fil des mois, les alternants apprennent à organiser leur travail, gérer leurs priorités et documenter leurs missions.
Cette montée en compétences profite directement à l'entreprise.
Les managers gagnent du temps et les étudiants développent des réflexes professionnels particulièrement recherchés sur le marché de l'emploi.
Troisième clé : instaurer des rituels simples
Dans beaucoup d'entreprises, les difficultés viennent moins de l'absence que du manque de transmission.
Un dossier en cours. Une demande client non suivie. Une information restée dans une boîte mail.
Quelques minutes suffisent parfois à éviter ces situations.
Les entreprises qui réussissent le mieux l'intégration de leurs alternants mettent souvent en place des rituels simples : un point hebdomadaire, un compte-rendu rapide ou une passation avant chaque départ à l'école.
Ces habitudes créent de la fluidité et limitent considérablement les risques d'oubli.
Elles permettent également au manager de conserver une vision claire des missions confiées.
Un calendrier pensé pour les réalités des entreprises
L'un des éléments souvent méconnus concerne la construction même des rythmes d'alternance.
À l'ENC Nantes, les calendriers pédagogiques sont conçus pour répondre au plus près aux réalités des entreprises.
L'objectif est de trouver un équilibre entre les besoins de formation des étudiants et les contraintes opérationnelles des employeurs.
Cette approche facilite l'intégration des alternants et permet aux entreprises de mieux planifier leur activité sur l'année.
Les périodes en entreprise et les périodes de formation sont connues à l'avance, offrant une visibilité précieuse pour l'organisation interne.
Relier les missions en entreprise aux apprentissages de l'école
L'une des forces de l'alternance réside dans la complémentarité entre les cours et les missions professionnelles.
Un étudiant qui travaille sur la relation client en BTS NDRC peut appliquer immédiatement ses apprentissages sur le terrain.
Un étudiant en BTS MCO peut mobiliser ses connaissances en management commercial directement dans son entreprise.
Les étudiants en Bachelor ou en Mastère développent quant à eux des compétences plus stratégiques en marketing, ressources humaines, communication ou développement commercial.
Grâce aux outils de suivi mis en place par l'ENC, les tuteurs disposent d'une visibilité sur les contenus pédagogiques étudiés et peuvent ainsi aligner plus facilement les missions confiées avec les compétences en cours d'acquisition.
Une alternance réussie repose sur une collaboration à trois
À l'ENC, nous considérons que la réussite d'un contrat d'alternance repose sur un équilibre entre trois acteurs : l'étudiant, l'entreprise et l'école.
Le tuteur n'est jamais seul.
Les chargés de relation entreprise assurent un suivi régulier, répondent aux questions et accompagnent les structures dans les différentes étapes du parcours.
Cette proximité permet d'anticiper les difficultés et de sécuriser l'intégration des étudiants.
FAQ : gérer le rythme de l'alternance
Comment éviter les ruptures dans le suivi des dossiers ?
En anticipant les périodes de formation, en organisant les missions à l'avance et en mettant en place des rituels de passation simples.
Les absences à l'école pénalisent-elles l'entreprise ?
Non, à condition que l'organisation soit pensée en amont. Les entreprises qui anticipent le calendrier rencontrent rarement des difficultés majeures.
Les alternants deviennent-ils rapidement autonomes ?
Oui. Avec un accompagnement progressif, ils développent rapidement leur capacité à gérer des missions en autonomie.
L'ENC accompagne-t-elle les tuteurs ?
Oui. Les entreprises bénéficient d'un suivi régulier et d'outils permettant de faciliter l'accompagnement de leurs alternants.
Une alternance bien organisée devient rapidement un atout
Les entreprises qui réussissent le mieux leurs recrutements en alternance ne sont pas celles qui disposent du plus de temps.
Ce sont souvent celles qui ont compris que l'anticipation, l'organisation et la communication permettent de transformer une contrainte apparente en véritable levier de performance.
📩 Optimisons ensemble l'intégration d'un alternant dans votre organisation : entreprises@enc-nantes.fr